El sistema VeriFactu, impulsado por la Agencia Tributaria Española, representa una transformación significativa en los procesos de facturación de empresas y autónomos.
Su principal objetivo es combatir el fraude fiscal y promover la digitalización y automatización de la fiscalidad empresarial. A continuación, se detallan sus características, funcionamiento, implicaciones legales y cómo las empresas pueden prepararse para su implementación.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema avanzado de verificación de facturas diseñado para facilitar la transmisión automática de registros a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este sistema garantiza que las facturas emitidas sean confiables y difíciles de manipular, mejorando así el control y la transparencia fiscal.
Funcionamiento de VeriFactu
Los sistemas informáticos de facturación que incorporen VeriFactu deben cumplir con una serie de requisitos técnicos y funcionales:
- Generación de registros de facturación: Cada factura emitida debe ir acompañada de un registro de facturación de alta, generado de forma simultánea o inmediatamente anterior a su expedición.
- Inalterabilidad y trazabilidad: Los registros deben ser inalterables y garantizar la trazabilidad de las facturas, impidiendo cualquier modificación sin dejar rastro.
- Transmisión electrónica: Los sistemas deben ser capaces de remitir los registros de facturación a la AEAT de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
Objetivos de VeriFactu
La implementación de VeriFactu persigue varios objetivos clave:
- Prevención del fraude fiscal: Al garantizar la autenticidad e integridad de las facturas, se dificulta la evasión de impuestos y otras prácticas fraudulentas.
- Digitalización de procesos: Fomenta la adopción de tecnologías digitales en la gestión fiscal, mejorando la eficiencia y reduciendo errores humanos.
- Transparencia y control: Facilita a la AEAT un control más efectivo y en tiempo real de las operaciones comerciales, aumentando la transparencia en las transacciones económicas.
Obligatoriedad y plazos de implementación
La obligatoriedad de VeriFactu se implementará de forma progresiva:
- Empresas de software: Tienen hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar sus soluciones a la normativa y ponerlas a disposición de las empresas.
- Sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades: La obligatoriedad para estas entidades entrará en vigor el 1 de enero de 2026.
- Resto de autónomos y entidades: A partir del 1 de julio de 2026, todos los autónomos y entidades deberán cumplir con la normativa de VeriFactu.
Requisitos técnicos de los sistemas de facturación
Los sistemas informáticos de facturación deberán cumplir con los siguientes requisitos:
- Integridad y conservación: Garantizar la integridad y conservación de los registros de facturación.
- Accesibilidad y legibilidad: Asegurar que los registros sean accesibles y legibles en todo momento.
- Trazabilidad e inalterabilidad: Implementar mecanismos que aseguren la trazabilidad e inalterabilidad de los registros, como el uso de huellas o hashes encadenados.
- Firma electrónica: Incorporar la firma electrónica en los registros de facturación para garantizar su autenticidad.
- Código QR: Incluir un código QR legible en las facturas que facilite su captura y digitalización, permitiendo al receptor proporcionar información de la factura a la AEAT de forma voluntaria.
Beneficios de implementar VeriFactu
La adopción de VeriFactu ofrece múltiples beneficios para las empresas y autónomos:
- Cumplimiento normativo: Asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales, evitando posibles sanciones.
- Eficiencia operativa: La automatización de procesos de facturación reduce errores y tiempos de gestión, optimizando recursos.
- Transparencia: Mejora la transparencia en las operaciones comerciales, fortaleciendo la confianza con clientes y proveedores.
- Competitividad: La digitalización de procesos contribuye a una mayor competitividad en el mercado, adaptándose a las nuevas exigencias tecnológicas.
Preparación para la implementación de VeriFactu
Para adaptarse a la nueva normativa, las empresas y autónomos deben seguir una serie de pasos:
- Evaluación de sistemas actuales: Analizar si los sistemas de facturación actuales cumplen con los requisitos establecidos por VeriFactu.
- Actualización o adquisición de software: Actualizar los sistemas existentes o adquirir nuevos que estén homologados y cumplan con las especificaciones técnicas requeridas.
- Formación del personal: Capacitar al equipo en el uso del nuevo sistema de facturación y en las implicaciones de la normativa para asegurar una transición efectiva.
- Pruebas y ajustes: Realizar pruebas piloto para identificar posibles inconvenientes y realizar los ajustes necesarios antes de la implementación total.
- Comunicación con proveedores y clientes: Informar a las partes interesadas sobre los cambios en el proceso de facturación para garantizar una adaptación conjunta y sin contratiempos.
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