El registro horario debe reflejar la hora exacta de inicio y fin de la jornada de cada empleado, incluyendo pausas, descansos y horas extraordinarias. Además, debe garantizar la fiabilidad e inalterabilidad de los datos para evitar manipulaciones o pérdidas de información.

Las empresas están obligadas a conservar los registros durante un mínimo de cuatro años. Estos datos deben estar accesibles para la Inspección de Trabajo, los empleados y sus representantes sindicales en caso de solicitud. Además, es importante que el sistema utilizado para registrar la jornada garantice la seguridad y protección de los datos personales.

El incumplimiento de la normativa puede derivar en sanciones económicas que van desde los 751 euros hasta los 7.500 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, en caso de conflictos laborales, la falta de un registro horario fiable puede perjudicar a la empresa en reclamaciones por horas extras o despidos.

Sí, los empleados que trabajan en modalidad remota o híbrida también deben registrar su jornada laboral. La normativa no hace distinción entre trabajo presencial o a distancia, por lo que la empresa debe garantizar un sistema de fichaje accesible para todos sus trabajadores, independientemente de su ubicación.

La normativa no establece un método único para el registro horario, pero exige que sea fiable, inalterable y accesible para los trabajadores, la empresa y la Inspección de Trabajo. Algunos de los métodos más utilizados y válidos son:

• Software o plataformas digitales de fichaje: Sistemas accesibles desde ordenadores, móviles o tablets, que registran la jornada de forma automática y segura.
• Terminales biométricos: Fichaje mediante huella dactilar o reconocimiento facial, evitando el uso indebido de tarjetas o claves.
• Tarjetas de proximidad o códigos personales: Métodos físicos o digitales que permiten el fichaje en dispositivos habilitados dentro de la empresa.
• Registro manual digitalizado: Plantillas firmadas electrónicamente o en un sistema que garantice la trazabilidad y conservación de los datos.

⚠ No se consideran válidos registros en papel o sistemas fácilmente manipulables, como hojas de Excel sin control de modificaciones. La Inspección de Trabajo podría sancionar a las empresas que utilicen métodos poco fiables o alterables.

Sí, pero solo si se cumplen ciertos requisitos. La AEPD considera la huella dactilar como un dato biométrico sensible, por lo que su uso debe cumplir con los siguientes principios:

1. Base legal clara: La empresa debe justificar que el uso de la huella es necesario y proporcional para el control horario, sin que existan alternativas menos invasivas (como apps o tarjetas).
2. Consentimiento expreso del trabajador: El empleado debe aceptar voluntariamente el uso de su huella, y no puede ser obligado a utilizarla.
3. Tratamiento seguro de los datos: La empresa debe garantizar que los datos biométricos están protegidos y no pueden ser utilizados para otros fines.
4. Alternativa disponible: Es recomendable ofrecer otro método de fichaje (como una app o un PIN) para aquellos empleados que no deseen utilizar su huella.

Aunque el fichaje biométrico no está prohibido, la AEPD ha advertido que solo se debe utilizar si no hay otra alternativa menos invasiva. Por eso, muchas empresas están optando por sistemas digitales sin biometría para evitar posibles conflictos legales o sanciones.

El fichaje por huella dactilar es válido si se cumplen todas las garantías de protección de datos, pero no es la opción más recomendada debido a las restricciones del RGPD y el riesgo de sanciones si no se gestiona correctamente.

Depende del tipo de contrato y la categoría laboral del trabajador. En general, si un trabajador no está en un régimen especial de alta dirección y tiene un contrato laboral estándar, deberá fichar como el resto de empleados. Sin embargo, algunos puestos con mayor autonomía pueden tener acuerdos específicos sobre su jornada laboral.

Sí, la geolocalización puede ser utilizada en el registro horario, pero siempre debe cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD). La empresa debe informar al trabajador sobre el uso de la geolocalización, asegurarse de que su uso sea proporcional y limitar su aplicación a fines estrictamente laborales.

Un sistema digital de registro horario automatiza el proceso de fichaje, reduce errores y facilita el cumplimiento de la normativa. Con herramientas modernas, los empleados pueden fichar desde cualquier dispositivo, los responsables de RRHH pueden generar informes detallados en segundos y la empresa garantiza un control eficiente y transparente del tiempo de trabajo. Además, los datos quedan almacenados de forma segura, evitando riesgos de pérdida o manipulación de la información.