Software de control horario: qué exige la ley y cómo cumplir sin líos

Desde 2019 registrar la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas en España (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), y las inspecciones no han dejado de crecer. Hacerlo en papel o en un Excel es un riesgo real. En esta guía te contamos qué exige la ley, qué sanciones hay y cómo cumplir con un software de control horario sin complicarte la vida.

Qué exige la ley exactamente

• Registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora: hora de inicio y de fin (y, en la práctica, las pausas).
• Conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• Un registro fiable, objetivo y no manipulable: no vale rellenarlo "a posteriori" ni firmar hojas en blanco.
• Aplica a todos: jornada completa, parcial, teletrabajo y personal en movilidad.

Además, la tendencia normativa va claramente hacia el registro digital y accesible en tiempo real para la Inspección, así que el papel tiene los días contados.

Las sanciones no son menores

No llevar el registro (o hacerlo mal) es una infracción grave: las multas van de unos cientos a varios miles de euros por empresa, y se aplican por centro de trabajo. A eso se suma el riesgo en caso de conflicto laboral, donde la falta de registro juega en tu contra.

Por qué el papel y el Excel se quedan cortos

• Se pierden hojas y se rellenan a final de mes (justo lo que la ley no admite).
• Cuadrar horas, ausencias, vacaciones y horas extra a mano consume tiempo de administración.
• No sirve para equipos en teletrabajo o que se mueven entre obras, tiendas o clientes.
• Un Excel es fácilmente modificable, así que no cumple el requisito de "no manipulable".

Qué debe tener un buen software de control horario

• Fichaje fácil y flexible: desde el móvil, el ordenador o un terminal; presencial y en remoto.
• Gestión de ausencias y vacaciones integrada, con solicitudes y aprobaciones.
• Informes automáticos listos para entregar a la Inspección en un clic.
• Control de horas extra y avisos al superar la jornada.
• Seguridad y trazabilidad: registros sellados que no se pueden alterar.
• Cumplimiento RGPD: tratamiento correcto de los datos de fichaje (y de la geolocalización, si se usa).

Cómo cumplir sin líos

Con nuestro software de control horario tu equipo ficha en un par de toques y tú tienes todo listo y conforme a la ley, sin papeleo. Y si ya usas un ERP, se integra para que las horas conecten con nóminas, proyectos y costes. La implantación es rápida: se configura, se forma al equipo y a funcionar.

Preguntas frecuentes

¿El registro horario es obligatorio para autónomos?

Los autónomos sin empleados no están obligados a registrar su propia jornada, pero sí deben registrar la de cualquier trabajador que contraten.

¿Vale registrar solo las horas extra?

No. Hay que registrar la jornada completa de cada día, no solo las horas extraordinarias.

¿Y el teletrabajo?

También hay que registrarlo. Por eso conviene un sistema con fichaje en remoto desde móvil u ordenador.

¿Puedo usar geolocalización?

Sí, con límites: debe ser proporcionada, informada y cumplir el RGPD. Un buen software lo gestiona correctamente.