Software para centros de actividades dirigidas: pilates, yoga, zumba, GAP y más

Los centros de actividades dirigidas tienen un modelo de negocio específico: clases con horario fijo, aforo limitado, diferentes modalidades (pilates, yoga, zumba, GAP, hipopresivos, meditación, barre, funcional...) y clientes que pagan con bonos o abonos recurrentes. Un software para centros de actividades dirigidas debe entender esta lógica, no forzarte a adaptarte a un programa pensado para otra cosa.

En esta guía analizamos qué funcionalidades son imprescindibles, comparamos las opciones del mercado con precios reales y te explicamos cómo Grupo ZAS te ayuda a elegir e implantar la solución adecuada.

Qué diferencia un centro de actividades dirigidas de un gimnasio convencional

Aunque parecen similares, la gestión es muy diferente:

AspectoGimnasio convencionalCentro actividades dirigidas AccesoLibre, sin reservaPor reserva con aforo limitado HorariosAbierto de 7 a 23hClases en franjas horarias fijas PagoCuota mensual planaBonos de sesiones + abonos + clases sueltas ProfesoresMonitores de salaInstructores especializados por actividad Relación con alumnoMasiva, anónimaPersonal, con seguimiento EquipamientoMáquinas de uso libreMaterial asignado por clase (reformer, esterilla, step)

Por eso un software para centros de actividades dirigidas debe manejar esta complejidad: múltiples actividades con horarios, profesores y aforos diferentes, combinadas con un sistema de pago flexible que permita bonos, abonos y clases sueltas. Un programa de gimnasio clásico, pensado para cuotas planas y acceso libre, se queda corto en cuanto abres la segunda sala.

Las 10 funcionalidades imprescindibles de un software para centros de actividades dirigidas

1. Reservas online con aforo por clase

Cada actividad tiene su aforo máximo (8 personas en pilates reformer, 15 en yoga, 20 en zumba). Los alumnos reservan desde el móvil y ven plazas disponibles en tiempo real. Cuando se llena, se activa la lista de espera automática.

2. Gestión de múltiples actividades

Pilates máquina, pilates suelo, yoga hatha, yoga vinyasa, zumba, GAP, hipopresivos, meditación, barre, funcional, estiramientos... cada una con su horario, profesor, sala y aforo independientes pero gestionadas desde un solo panel.

3. Bonos y abonos flexibles

Bono de 5 sesiones de pilates, abono mensual ilimitado de yoga, pack trimestral todo incluido, clase suelta de zumba a 12 €... el sistema controla sesiones consumidas, caducidad y renovación automática.

4. Planning de profesores y salas

Calendario visual con asignación de instructor por clase. Gestión de sustituciones (si Laura no puede dar yoga el martes, el sistema notifica a María y a los alumnos). Control de ocupación de salas para evitar solapamientos.

5. Cobros automáticos

Domiciliación SEPA para abonos recurrentes, Stripe o Bizum para bonos y clases sueltas. Recibos automáticos, control de impagos y recordatorios. Compatible con VeriFACTU.

6. Fichas de alumnos

Historial de clases asistidas, lesiones, contraindicaciones, objetivos y notas del profesor. Si un alumno tiene una hernia discal, todos los profesores lo saben antes de que entre en clase.

7. App de reservas personalizada

Aplicación web con tu marca donde los alumnos ven el horario semanal, reservan, cancelan, compran bonos y consultan su historial. Enlazable desde Instagram y Google Business.

8. Lista de espera inteligente

Cuando una clase se llena, los alumnos se apuntan a la lista de espera. Si alguien cancela, el primero de la lista recibe una notificación push/email y tiene X minutos para confirmar antes de que pase al siguiente.

9. Informes de ocupación y rentabilidad

¿Qué clases se llenan siempre? ¿Cuáles se dan para 3 personas? ¿Qué franja horaria tiene más demanda? ¿Qué instructor retiene más alumnos? Datos para decidir si añadir, cambiar o cancelar clases.

10. Comunicaciones automáticas

Recordatorio de clase 2h antes, aviso de bono a punto de caducar, oferta de renovación, felicitación de cumpleaños. Automatizado por email y/o WhatsApp.

Las opciones del mercado: ¿software especializado o ERP?

A la hora de elegir un software para centros de actividades dirigidas tienes dos caminos, y la decisión depende menos de las funcionalidades (ambos cubren reservas y bonos) que del tamaño de tu centro y de cuánto quieras depender de un proveedor.

Software especializado (Glofox, Timp, Virtuagym, DeporWeb)

Pros: fáciles de usar, pensados para fitness, app nativa en algunos casos.

Contras: cuotas mensuales por usuario que suben rápido, facturación española limitada, sin contabilidad integrada, dependencia del proveedor (si cierra, pierdes todo), personalización limitada.

ERP configurable (Odoo con módulo fitness)

Pros: sin licencias por usuario (Community), facturación española con VeriFACTU incluida, contabilidad integrada, escalable (si creces, añades módulos sin cambiar de sistema), tus datos son tuyos.

Contras: requiere implantación profesional (3-6 semanas), no tiene app nativa (sí app web responsive).

Nuestra recomendación: si tu centro factura más de 3.000 €/mes o tiene más de 100 alumnos, un ERP te sale más rentable a medio plazo que un software de cuota mensual. Para centros más pequeños, una solución especializada puede ser suficiente al principio.

Cuánto cuesta

El precio de un software para centros de actividades dirigidas depende sobre todo del número de salas y de profesores, no del número de alumnos. Estas son las horquillas que manejamos en proyectos reales:

Tipo de centroSoftware especializadoERP (Odoo) 1 sala, 1-2 profesores50-100 €/mes2.000-3.500 € (una vez) 2-3 salas, 3-5 profesores100-200 €/mes3.500-6.000 € (una vez) Centro grande, 4+ salas200-400 €/mes6.000-10.000 € (una vez)

A 3 años, el ERP es más económico: un centro medio paga ~5.000 € una vez con Odoo vs ~7.200 € en cuotas (200 €/mes × 36 meses) con un software especializado. Y la inversión se puede repartir por fases: arrancas con reservas, bonos y cobros, y añades contabilidad, app o informes avanzados cuando el centro lo pida.

Qué actividades gestionamos

El sistema funciona para cualquier actividad con clases en grupo y aforo limitado:

• Pilates (suelo, máquina, reformer, aéreo)

• Yoga (hatha, vinyasa, ashtanga, yin, kundalini, restaurativo)

• Zumba, Sh'Bam, Body Combat y fitness coreografiado

• GAP, abdominales hipopresivos, core

• Barre, danza, ballet fitness

• Funcional, HIIT, bootcamp, crossfit

• Meditación, mindfulness, breathwork

• Artes marciales, defensa personal

• Natación, aquagym (si tu centro tiene piscina)

• Entrenamiento personal (sesiones 1:1 con gestión específica)

Si tu centro combina varias actividades, todo se gestiona desde un único sistema con horarios, tarifas y profesores independientes por modalidad.

Los datos de tus alumnos: lo que exige el RGPD

Es la parte que casi nadie mira al comparar herramientas, y es la que más disgustos da. En cuanto tu ficha de alumno guarda lesiones, patologías o contraindicaciones estás tratando datos de salud, que el RGPD considera categoría especial: necesitas consentimiento explícito, limitar quién los ve dentro del centro y firmar un contrato de encargado de tratamiento con el proveedor del software.

Antes de contratar, comprueba tres cosas en cualquier software para centros de actividades dirigidas: que puedas dar permisos distintos a recepción y a profesores, que los datos estén alojados en la UE y que puedas exportarlos completos el día que quieras irte. Si el proveedor no te lo pone por escrito, ya sabes cuánto valen tus datos para él.

Cómo empezar

En Grupo ZAS te hacemos un diagnóstico gratuito: analizamos tu centro, tus actividades, tu volumen de alumnos y te recomendamos el software para centros de actividades dirigidas más adecuado, sea una solución especializada o un ERP. Sin compromiso, y si lo que ya tienes te sirve, te lo decimos.

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Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un software para centros de actividades dirigidas?

Como mínimo: reservas online con aforo por clase, gestión de varias actividades con sus horarios y profesores, bonos y abonos con control de sesiones, cobros recurrentes con facturación VeriFACTU y lista de espera. Todo lo demás (app propia, informes de ocupación, comunicaciones automáticas) suma, pero sin esos cinco bloques el centro sigue tirando de agenda y WhatsApp.

¿Funciona para un centro que ofrece pilates, yoga y zumba a la vez?

Sí. Cada actividad tiene su configuración independiente (horarios, profesores, aforo, tarifa) pero se gestiona desde un único panel. Los alumnos pueden tener bonos diferentes por actividad o un abono que incluya todas.

¿Puedo migrar mis reservas y bonos actuales?

Sí. Importamos el listado de alumnos, los bonos con sesiones pendientes y el histórico de asistencia desde Excel, desde tu programa actual o desde la exportación que te dé tu proveedor. Lo habitual es arrancar en un cambio de mes para que los abonos cuadren.

¿Los alumnos pueden reservar por Instagram?

Sí. La app de reservas se enlaza desde tu perfil de Instagram (botón "Reservar") y desde tu ficha de Google Business. Los nuevos alumnos reservan su primera clase directamente.

¿Gestiona equipamiento como reformers?

Sí. Puedes vincular máquinas o equipamiento específico a cada clase (reformer 1, reformer 2...) y controlar su asignación y mantenimiento.

¿Funciona para sesiones online?

Sí. Puedes configurar clases presenciales, online (Zoom/Google Meet) o híbridas. El sistema gestiona el aforo de ambas modalidades por separado.