DeCA transporte: qué exige el documento de control administrativo y cómo integrarlo

Desde 2026, el DeCA transporte (documento electrónico de control administrativo) es obligatorio para el transporte público de mercancías y viajeros por carretera en España. Si gestionas portes, necesitas saber qué exige la norma, qué datos tienen que ir dentro y cómo se genera sin depender de una hoja de cálculo. Este artículo lo explica punto por punto y cuenta cómo lo planteamos en los proyectos de desarrollo a medida.

Qué es el DeCA y de dónde sale

El DeCA es la versión digital del documento que la normativa de transporte exige llevar a bordo en cada servicio. Su base está en la Ley 16/1987 de Ordenación de los Transportes Terrestres, en concreto su artículo 65, y en dos órdenes del Ministerio de Fomento: la Orden FOM/2861/2012, para el transporte público de mercancías, y la Orden FOM/1230/2013, para el transporte público de viajeros.

El marco técnico se fijó en la Resolución de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril de 5 de junio de 2026, publicada en el BOE el 12 de junio (BOE-A-2026-12784). Esa resolución define cómo debe ser el documento, qué datos lleva y cómo se conserva. Deroga la resolución de mayo de 2023 que regulaba el asunto antes.

Qué ámbito cubre

El DeCA aplica al transporte público interior, es decir, al que empieza y acaba en territorio español, y también al cabotaje. Quedan fuera los transportes internacionales que cruzan España, porque siguen usando los documentos previstos en los convenios que ha firmado el país, como el CMR.

Hay también una vía alternativa: si gestionas los datos con el esquema del Reglamento (UE) 2020/1056 (eFTI, información electrónica sobre el transporte de mercancías), no hace falta presentar el DeCA en la forma descrita en la resolución. Es una opción pensada para quien ya trabaja con plataformas europeas, y conviene revisar con un asesor si te compensa.

Qué tiene que llevar el documento

En el caso de mercancías, el contenido es el que fija el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Para viajeros, es la hoja de ruta del artículo 2 de la Orden FOM/1230/2013. En la práctica, el documento incluye los datos del porte (origen, destino, cargador, transportista, vehículo, conductor, mercancía y condiciones del servicio) con sus fechas.

Los requisitos técnicos que recoge la resolución son estos:

• Antes del servicio. El DeCA se genera antes de que empiece el servicio, y la aplicación registra la fecha y la hora de creación.
• PDF nativo digital. No puede ser un escaneado. Pesa como máximo 5 MB.
• Código QR que enlaza a la URL del documento, para que cualquier inspección pueda verificarlo.
• Modificaciones trazables. Si cambia algo, se edita el mismo PDF o se genera uno nuevo, y se entrega una versión actualizada al conductor. Cada cambio queda registrado con su fecha y hora.
• Varios servicios pueden ir en un mismo DeCA, en las condiciones que fija el apartado sexto de la resolución.
• Conservación durante al menos un año, tanto para el cargador contractual como para el transportista efectivo.

La firma electrónica

Es uno de los puntos que más confunden. Según las órdenes y la resolución, la firma no es obligatoria para la validez del DeCA. Sí se exige cuando el documento tiene finalidad contractual, y en ese caso la firma mínima es la avanzada, conforme al Reglamento eIDAS. La cualificada también sirve.

En la práctica, esto significa que una empresa puede empezar sin firma y añadirla después para los casos en que el documento haga de contrato entre cargador y transportista.

Cuándo es obligatorio

La resolución no fija una fecha de entrada en vigor. El plazo depende de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, que obliga a que el DeCA de mercancías y la hoja de ruta de viajeros sean digitales a los diez meses de la entrada en vigor de esa ley. Antes de planificar nada, conviene consultar el calendario oficial en el BOE, porque es el único dato fiable.

Mientras tanto, el sector ha pedido más tiempo. La asociación ASTIC reclama un periodo de adaptación tras la entrada en vigor, y la CETM denuncia casos en los que los cargadores trasladan a los transportistas la creación y la gestión de los DeCA. Son reclamaciones que aparecen en la prensa especializada, no en la norma.

¿A quién afecta realmente?

El DeCA se exige al transporte público de mercancías: el que se hace para terceros, a cambio de un precio. La orden FOM/2861/2012 excluye expresamente los transportes que no requieren título habilitante, las mudanzas y los servicios de paquetería o reparto de envíos. Por eso no es cierto que toda empresa con vehículos propios esté obligada.

Quedan dentro, sobre todo, las empresas que prestan servicio de transporte a clientes y quienes contratan o intermedian ese transporte de forma habitual, como agencias y operadores logísticos:

• Empresas de transporte que llevan mercancías de terceros: ERP para empresas de transporte.
• Logística cuando transporta para clientes o contrata transportistas: ERP para logística.
• Distribución cuando el servicio de transporte se presta a terceros a cambio de precio: ERP para distribución y ERP para distribuidores.

Quedan fuera, en general, las empresas que solo transportan sus propias mercancías con vehículos propios, como un comercio, un fabricante o un catering con reparto propio, y las mudanzas, que la orden excluye. Eso no significa que no tengan obligaciones de control: revisamos cada caso, porque depende de si el transporte se presta a terceros y de cómo se contrata. Las mudanzas tienen su propia página de software, pero conviene confirmar con un asesor antes de dar por hecho que el DeCA no les afecta.

Cómo lo planteamos en un proyecto a medida

En Grupo ZAS no vendemos un módulo de DeCA cerrado. Para cada empresa de transporte diseñamos la integración sobre su propio sistema de gestión. El planteamiento tiene cinco piezas:

1. El porte es la fuente de los datos

El DeCA no se escribe a mano. Sale de los datos que ya tiene el porte: cargador, destino, vehículo, conductor, mercancía y fechas. Mapeamos cada campo del artículo 6 (o de la hoja de ruta de viajeros) con un campo de tu sistema, y avisamos cuando falte algún dato obligatorio antes de generar el documento. Así no se entrega un DeCA incompleto.

2. Generación del PDF nativo con QR

El documento se genera como PDF digital, no como imagen, respetando el límite de 5 MB. Cada DeCA lleva un código QR que apunta a su URL de verificación, con un token que no permite adivinar otros documentos. Se puede imprimir o enviar al móvil del conductor.

3. Registro de creación y de cambios

Cada DeCA guarda la fecha y hora de creación, y cada modificación crea una versión nueva con su autor y su momento. Si hay una inspección o una discusión sobre un servicio, se puede reconstruir qué se entregó y cuándo.

4. Conservación durante el plazo legal

Los documentos se guardan como mínimo un año, con copias de seguridad, y se pueden consultar por matrícula, conductor, cliente o número de porte. La política de borrado se configura para no eliminar nada antes de ese plazo.

5. Firma cuando el documento tenga efecto contractual

Para los servicios en los que el DeCA hace de contrato, añadimos firma electrónica avanzada con un proveedor de confianza eIDAS. Para el resto, el documento sale sin firma, tal como permite la norma.

Además, el modelo de datos queda preparado para una futura conexión con eFTI, de modo que, si la empresa decide cumplir por esa vía, el cambio no obliga a rehacer el sistema.

Lo que conviene revisar antes de empezar

• Qué servicios son públicos y cuáles privados, porque el DeCA se exige al transporte público.
• Qué clientes contratan con ustedes y si el cargador o el transportista son quienes deben generar el documento. El reparto de responsabilidades está generando conflictos en el sector.
• Si la flota trabaja con cabotaje o con transporte internacional que entra en España.
• Si los conductores tienen un dispositivo donde recibir el documento o necesitan una copia impresa.

También lo integramos con Odoo

Para empresas que ya usan Odoo como ERP, la integración del DeCA también es posible: los datos del porte se toman de los pedidos y de los registros de entrega de Odoo, y el documento se genera desde ahí. Es una opción para quien prefiere mantener su gestión en ese sistema. El planteamiento a medida descrito arriba sirve igual, con independencia de la plataforma sobre la que trabaje la empresa.

Preguntas frecuentes

¿El DeCA es lo mismo que la carta de porte?

No. La carta de porte es el documento del contrato de transporte. El DeCA es el documento de control administrativo que se lleva durante el servicio. En algunos casos los datos coinciden, pero cada uno tiene su norma y su formato.

¿Puedo llevar el DeCA impreso?

La resolución prevé el formato PDF y el QR de verificación. Si el conductor lleva una copia impresa, debe poder comprobarse con el QR. Conviene confirmarlo con el asesor de la empresa antes de decidir cómo se entrega.

¿Qué pasa si el DeCA se modifica durante el servicio?

Se puede editar el mismo PDF o generar uno nuevo, y hay que entregar la versión actualizada al conductor. El sistema registra cada cambio, de modo que siempre se sabe cuál es la versión vigente.

¿Quieres saber cómo encaja en tu empresa?

Si gestionas transporte o logística y quieres revisar qué te afecta del DeCA, podemos hacer un análisis de tus servicios y de tus datos. Trabajamos con software de logística y transporte a medida, con ERP para empresas de transporte y con un primer contacto sin compromiso.

Fuentes: Ley 16/1987, de Ordenación de los Transportes Terrestres; Orden FOM/2861/2012 y Orden FOM/1230/2013; Ley 9/2025, de 3 de diciembre; Resolución BOE-A-2026-12784 (BOE de 12 de junio de 2026); Reglamento (UE) 2020/1056 (eFTI). Las referencias a la prensa del sector proceden de publicaciones especializadas, no de la norma. Antes de aplicar el artículo a un caso concreto, verifica el texto vigente en el BOE.