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Gestión documental (DMS)

Definición

Gestión documental, o DMS (Document Management System), es el conjunto de procesos y herramientas que permiten almacenar, clasificar, versionar, buscar y controlar el acceso a los documentos de una empresa. Incluye contratos, facturas, albaranes, planos, certificados y correspondencia, tanto en formato digital como digitalizados.

Funciones básicas

Clasificación por cliente, proyecto, proveedor o tipo de documento.
Control de versiones, para saber cuál es el documento vigente.
Búsqueda por contenido, cuando el documento está indexado.
Caducidades y avisos, para contratos o certificados que vencen.

Relación con el ERP

Un documento tiene más valor si está vinculado al registro que lo origina: la factura al cliente, el albarán al pedido. Esa vinculación evita buscar en carpetas compartidas y facilita las auditorías. El DMS puede integrarse con el módulo ERP para adjuntar documentos a cada operación.

También conocido como:

DMSDocument Management SystemGestión electrónica de documentos

Preguntas frecuentes sobre Gestión documental (DMS)

¿Un DMS es lo mismo que una carpeta compartida en la nube?

No. Una carpeta compartida guarda archivos, pero no controla versiones, permisos por documento, caducidades ni trazas de acceso. Un DMS añade esas capacidades y suele tener búsqueda avanzada.

¿Qué documentos conviene digitalizar primero?

Los que se consultan con más frecuencia o tienen plazos legales: contratos, facturas recibidas, nóminas y certificados. Después puede seguir el archivo histórico, si se necesita.

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